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國際會議的策劃(二)

發布時間:2015-12-16 作者:guoxd 標簽:[會議] [策劃]

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       我們整理的國際會議策劃的相關知識,承接上文。
       五、會議日期
       確定國際會議的日期要經過仔細斟酌。不可能滿足每個國家和每個代表的要求。你忙時,他閑著,難有共同的時間。從理論上講,會議日期應適應多數與會者的方便。實際上,會議的發起人、組織者、東道國往往有較大的發言權。對其中任何一方不便的日期都難以通過。
       經驗證明,日期的確定也有禁忌。國際會議最好能避開:
       (一)會議所在國的重大節日或國事活動,如國慶、國喪、大選、世族紀念日等。每逢重大節日或國事活動時,所在國的政府和人民注意力都已轉移,此時舉行國際會議,對與會者很可能“招待不周”,甚至會被冷落。國際會議還可能遇到突發事件,如政變、動亂、罷工和自然災害等。在發現突發事件苗頭時,國際會議的策劃者往往另擇地點,以免給自己帶來麻煩。如在會議的前夕發生此類事件,臨時改期或易地舉行是常有之事。
       (二)會議所在國的旅游季節。旅游季節人潮如海,交通擁擠,旅館難訂,供應緊張,國際會議沒有必要湊這個熱鬧。即使有的國際會議是沖著旅游勝地而去的,也要避開遮天蓋地、應接不暇的旅游旺季。
       (三)會議所在國過冷或過熱的季節。人們都喜歡在春暖花開或秋高氣爽的季節里舉行國際會議。寒冬臘月在莫斯科開會,或是酷暑時節在新德里聚首,都會令人望而生畏。
       (四)與會者的宗教或民族節日。國際會議的參加者常有不同的宗教信仰,有的人還十分執著。穆斯林每年均有齋月。齋月期間,天黑之前不能進食。在此期間,否認是在穆斯林國家舉行國際會議,還是與會者中有部分穆斯林國家的代表,大家都會感到不便,甚至可能影響到會議的進程。因此,確定國際會議日期時躲開齋月,是許多人都會注意的。西方人士十分重視圣誕節,雖然它的宗教意義已不十分重大。因此,每年十二月未至元旦之后,西方人士均不愿舉行國際會議,而且幾乎是雷打不動,連許多非基督徒也只好讓步??上Ф焦頤揮幸桓齬餐諶?,所以很容易被“分而治之”。好在東亞各國還有一個農歷(陰歷)新年。他們也應當享受自己的權利。正月初一開國際會議定會使中國人感到十分掃興。過年時節開會,聽起來似乎不近情理,但也確有此事。
       (五)其它同時舉行的重要國際會議或活動。國際會議在同一地點同時舉行,毫不奇怪。有時在同一旅館里,二三個國際會議同時召開。在策劃重大國際會議時,應避免同其他重要會議同時舉行。兩個重要國際會議同時搶占頭條新聞,只能彼此沖淡。更不要自討沒趣去同盛大的國際活動爭時間。奧運會期間,大概還會有人在洛杉磯、漢城或巴塞羅那舉行同奧運會無關的重要國際會議。
       確定國際會議日期,事先要考慮周密,決定后不要輕易更改。特別是在邀請信發出后,準備與會的代表均已把赴會的時間留出。如此時更改時間會給許多人帶來不便,甚至使部分人取消赴會打算。如確需更改,要表示歉意,申明理由,及早通知,以挽回影響。
        更改會議日期有兩種可能。一種是延期,另一種是取消會議。確定新的會議日期尤要謹慎,防止一改再改。取消原定的會議更是忌諱。如因不可抗拒的突發事件所致,還情有可原,如由于發起人或組織者事先考慮不當或內部紛爭,造成財源中斷,反對派阻撓,合作者撤出或自己改變初衷,當事人的威望便會受損。
       六、會議地點
        國際會議地點的選擇也有一套學問。一般地講,會議策劃者傾向于選擇交通便利、環境優雅、設施齊全、活動方便的地點為會址。但理想和實際常有距離,選擇時須做仔細的調查研究。選擇的內容大體上有三個方面:
       一、國家的選擇。國際會議的策劃者在選擇某個國家作為會議東道國時往往面臨以下問題:
        1.有沒有國家愿意承辦?并非所有的國家對所有的問題都同樣感興趣。不同的國家有不同的側重。北歐國家對環境問題興趣更濃,日本熱衷于人力資源開發,而發展中國家更關心改變經濟落后。因此,要找到若干個對某一主題都感興趣的國家以便從中選擇,實非易事。
        2.是否所有國家的與會者都愿前去?有些 國家為打開關系、樹立形象,往往愿意承辦國際會議,但有的可能因內外政策而聲名狼藉,有的因外界刻意渲染而形象欠佳,有的則因敵手的造謠中傷而蒙受污損。許多代表,懾于國內外輿論,對在此類國家舉行國際會議都會有保留意見或取反對立場。
        3.是否具備承辦國際會議的條件?有些國家、有意承辦國際會議,對外形象也較好,但經濟落后,基礎設施陳舊,甚至可能社會動蕩,安全難有保證。這樣的國家往往也被排除在考慮之外。籌措不到充分經費也會使人知難而退。
        4.選擇時關系能否擺平?即使以上三點都條件具備,國際會議的策劃者有時也面臨難以處理的競爭關系。不同的利益集團、地理區域和國家常常為爭奪一個重要的國際會議而打破了頭。如果你把承辦權交給了發達國家,發展中國家可能不悅;交給了拉美,亞洲可能皺眉;交給了伊拉克,伊朗可能強烈不滿。
        從以上四點看來,國際會議的策劃者在確定去哪個國家開會時,選擇余地是較小的。這的確是難為他們了。
        二、城市的選擇。如果說國家的選擇更多地考慮了政治因素,那么國際會議的策劃者在選擇城市時,更多地注重城市的自然環境、物質條件及人文狀況。這是為了保證會議能在盡可能優美、寬松、便利的環境中舉行。策劃者關心的焦點是:
        1.擬議中的城市同外界的交通通訊條件,譬如說是否有較多的航線和航班。因為國外的與會者絕大多數是乘坐飛機進出國境的。如航線多、航班密,旅客的選擇余地就大,受滯阻的危險就小。同國外的電話、傳真聯系是否暢通,以便在會議期間與派出國保持正常聯系,也是策劃者應該關心的。
        2.該城市基礎設施的健全程度。這是指水、電供應是否充足,市內交通是否方便等。沒有這些基本保證,工作和生活都必然要受影響。
        3.該城市的衛生、安全狀況??悸欽廡┪侍饈俏吮U嫌牖嵴叩慕】島腿松戇踩?。一個污染嚴重、疫病流行、暴力充斥、沖突迭起的城市是難以入選的。
        這些條件在現代化大都市一般都有保證,中小城市則難以確定。對發展中國家來說,它們尤需作出更大的努力,為吸引國際會議到本國舉行創造條件。較為先進的發展中國家也把國際會議看作有高附加值的產業,借以推動本國經濟繁榮。
        國際會議也有相對集中于少數城市的趨勢。據統計,每年在紐約舉行的國際會議約4000個,日內瓦、布魯塞爾和維也納僅次于紐約。這些城市能吸引如此眾多的國際會議,除城市的優越條件外,還因它們是國際機構總部比較集中的地方,擁有比較齊全的會議設施和比較出色的會議服務。在亞太地區,曼谷之成為國際會議中心城市也與此有關。
        某些特殊的考慮也會使策劃者舍條件優越的大城市而取條件適當的中小城市,甚至窮鄉僻壤。例如:
        1.為了結合考察和研究而選擇與會議主題有密切關系的地方。關于最不發達國家的會議就可能選在某個最不發達國家舉行。關于沙漠化的研討會就會選在離沙漠不遠的中小城市或建有沙漠研究中心的地方舉行。
        2.出于安全和保密的考慮也會使策劃者選擇某個遠離城市,便于控制和管理的地點舉行會議。1993年亞太經合組織的領導人非正式會議便選在西雅圖13公里外一個名叫“布萊克”的偏遠小島舉行。首腦會議找偏遠處召開,在歷史上不管其例。
        3.為了使與會者能集中精力于會議,提高工作效率,一些會議也選在僻靜的去處舉行,以避開喧鬧、繁華的城市。它可能是山林中或海邊的一個莊園或別墅。
        三、旅館的選擇。許多國際會議租用旅館、飯店舉行。國際會議的策劃者對于旅館的選擇往往是比較挑剔的。特別是重要的國際會議,許多大旅館都競相招攬。這不僅是鑒于經濟效益,更是為了提高聲譽。如此便給予策劃者較大的選擇余地旅館所在的地段是否適中,服務質量高低,會議設施優劣,有無舉辦國際會議經驗,都是策劃者所要考慮的。當然,遇到旅游季節,賣給方市場占優時,國際會議策劃者也會有求于人。以地段的選擇為例,1992年聯合國某機構在北京舉行年會,中國方面提出了幾家旅館供對方選擇。最后,對方還是選中了國貿中心,其主要考慮之一是,國貿中心的位置在市內中心地帶,離使館區近,購物方便,附近還有建國飯店、京倫飯店等高檔旅館可供與會者選用。
        談到服務質量,人們常常想到服務員的待客態度和勤快程度。這兩者固然重要,但我們提醒大家也不要忽視工作臺的規范化和外語訓練問題。所謂規范化就是服務要符合一定的規程,不能自搞一套。譬如說,客人在房間里時,服務員就應少去打擾。如果一會兒進去問暖,一會兒進去問寒,表面上看很熱情,客人卻會感到不勝其煩。至于外語,它也應是涉外飯店服務員的基本功。如果客人只能用打手勢和服務員溝通,應付感到十分不便。國際會議的先遣人員只要在這樣的飯店里住上一二天,可能就會從候選名單上把這個飯店勾掉。

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本文標題:國際會議的策劃(二)
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